檔案管理系統(tǒng)能為企業(yè)帶來哪些作用？

2021/12/16

近年來企業(yè)迫切需要建立一個全面、專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)希望實現(xiàn)的是實現(xiàn)檔案的長期保存，從而有效的進行管理，能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)。

1、檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的地位

檔案管理系統(tǒng)能夠保存、管理及利用企業(yè)的大量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)共享和增值。企業(yè)從成立到發(fā)展期間，涉及到科技圖紙、文件的資料、財務報表、人事資料、資信證明、科技成果等大量的信息，都需要檔案管理系統(tǒng)對其進行“收、管、存、用”。

默認標題_自定義px_2021-12-16+16_01_34.png

2、檔案管理系統(tǒng)準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程

　　檔案管理系統(tǒng)記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，創(chuàng)始人、創(chuàng)業(yè)時間、營收伊始、組織改革、戰(zhàn)略目標的調(diào)整、監(jiān)事理事的人員變動等一系列歷史信息，都可以從企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中找到答案。企業(yè)發(fā)展階段、發(fā)展起落的原因等也可以從中找到規(guī)律和解答，準確反映企業(yè)發(fā)展歷程，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展提供決策參考。

　　3、檔案管理系統(tǒng)防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如無檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理，任憑業(yè)務工作人員處置，容易導致檔案實體丟失與信息泄露。檔案不僅需要統(tǒng)一的管理，而且還需要培訓管理人員的保密的意識與責任，并簽訂相關(guān)的責任協(xié)議書，以此保障企業(yè)檔案信息的安全。

　　4、檔案管理系統(tǒng)是決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史的數(shù)據(jù)，進行同比分析或者是方案對比。檔案作為歷史數(shù)據(jù)的源頭，做決策離不開合規(guī)安全的檔案的管理。

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各種商業(yè)和生產(chǎn)活動中形成的不同形式的歷史記錄，如文字、圖標和聲音、對社會、國家和企業(yè)具有保護價值。在日常的工作當中，公司應注重各種文件、資料的形成和積累，并根據(jù)具體要求進行科學分類，統(tǒng)一管理各部門和員工檔案，使檔案得到有效利用。